Trưởng Phòng Quản Lý Dự Án/Giám Đốc Dự Án (PD)

1. Mục đích công việc/vị trí

• Tổ chức, triển khai, thiết lập các Ban Quản Lý dự án 
• Quản lý, đào tạo, phân bổ nguồn nhân lực trong các dự án 
• Đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công, sử dụng nguồn vật tư, thiết bị, nhân công hiệu quả 
• Theo dõi, kiểm tra và thực hiện công tác Budget, Claim, dòng tiền của dự án 
• Phối hợp với kiểm soát nội bô (KSNB), T&C và QA, QC trong hoạt động dự án 
• Thực hiện các công tác khác do quản lý trực tiếp phân công

2. Các trách nhiệm và nhiệm vụ chính:

2.1 Hoạch định công việc:

• Xây dựng chiến lược ngành M&E
• Lập kế hoạch tháng, quý, năm: quản lý dự án, nhân sự, tài chính, hạ tầng, công nghệ, …: Bảng kế hoạch được duyệt trước kỳ kế hoạch + KH Tháng: 5 ngày + KH Qúy: 10 ngày + KH Năm 20 ngày

2.2 Tổ chức, triển khai, thiết lập các Ban Quản Lý dự án

• Thiết lập bộ máy quản lý, tổ chức thực hiện của các dự án: Tinh gọn, đầy đủ, hiệu quả, được BGĐ phê duyệt trước khi triển khai dự án 10 – 15 ngày
•  Phân công công việc rõ ràng, cụ thể cho PM/SM trong Ban Quản Lý của các dự án: Mô tả công việc, bảng phân công công việc đầy đủ, chi tiết, rõ ràng, đúng form trước khi triển khai dự án 10 – 15 ngày
• Đánh giá nhận định tình hình dự án, đồng thời nêu lên các giải pháp xử lý đảm bảo hiệu quả cho dự án: Bảng báo cáo chi tiết gửi BGĐ trước khi triển khai dự án 10 – 15 ngày
• Chủ động phân tích và giải quyết dứt điểm các vấn đề vướng mắc trong dự án: Chủ động 100% đảm bảo tính hiệu quả
• Phối hợp chặt chẽ với các Nhà Thầu khác trong dự án: Chủ động 100% trên nguyên tắc hợp tác & đôi bên cùng có lợi
• Tham dự các cuộc họp, làm việc với CĐT, TV và các nhà thầu liên quan về các vấn đề kỹ thuật, biện pháp thi công trong dự án (Hàng tháng nếu CĐT yêu cầu): Không bị CĐT, TV than phiền
• Đánh giá kết quả làm việc của nhân viên cấp dưới: 100% nhân viên được giao và đánh giá KPIs theo đúng quy chế Công ty, hoàn thành trước ngày cuối tháng

2.3 Quản lý, đào tạo, phân bổ nguồn nhân lực trong các dự án

• Điều phối nguồn nhân lực giữa các dự án: Chủ động 100%, đảm bảo nguyên tắc “đúng người, đúng việc, tạo động lực và hiệu quả”
• Lập kế hoạch và tổ chức đào tạo nội bộ về các vấn đề thực hiện dự án: Mỗi tuần ít nhất 1 lần đào tạo nhân viên với thời lượng trên 1 giờ/lần. Có kiểm tra và đánh giá khi kết thúc đào tạo
• Xem xét phê duyệt Nhà Thầu Phụ do PM đề nghị:  Hiệu quả, theo quy định Công ty

2.4 Đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công, sử dụng nguồn vật tư, thiết bị, nhân công hiệu quả

• Kiểm tra, theo dõi công tác thi công theo tiến độ đã được phê duyệt: 100% đúng tiến độ đã được duyệt
• Kiểm tra, theo dõi quá trình thi công lắp đặt đảm bảo các tiêu chí kỹ thuật, qui trình lắp đặt: 100% thi công đúng kỹ thuật, chất lượng, thẩm mỹ
• Kiểm tra, giám sát, theo dõi sử dụng vật tư, nhân lực hiệu quả: 100% sử dụng vật tư đúng định mức, tuyệt đối không gây lãng phí, thất thoát vật tư
• Thực hiện các phát sinh so với hợp đồng chính: 100% phát sinh phải được ghi nhận bằng văn bản và gửi CĐT

2.5 Theo dõi kiểm tra, thực hiện và theo dõi công tác Budget, Claim, dòng tiền của dự án

• Theo dõi , kiểm tra kế hoạch tài chính cho từng giai đoạn, hoặc cả dự án: Tuân thủ tuyệt đối quy trình, quy chế sử dụng ngân sách. Tuyệt đối không lãng phí, thất thoát ngân sách
• Thực hiện thanh toán hàng tháng với chủ đầu tư.( kể cả phát sinh nếu có): Phải thanh toán (claim) đầy đủ 100% theo kế hoạch và tiến độ
• Triển khai theo dõi hoạt động của dự án theo Budget được giao: 100% Sử dụng ngân sách không vượt quá KH đã được duyệt
• Phối hợp cùng phòng kế toán theo dõi, thực hiện thu hối công nợ của dự án: Đúng tiến độ và đầy đủ 100%

2.6 Phối hợp với KSNB ,T&C và QA, QC trong hoạt động dự án

• Kiểm tra giám sát chất lượng thi công lắp đặt: 100% Đúng kỹ thuật, chất lượng, thẩm mỹ
• Phối hợp cùng T&C, QA, QC thực hiện công tác kiểm tra lắp đặt: 100% đúng chất lượng và tiến độ, chi phí
• Phối hợp cùng KSNB để kiểm soát hoạt động của dự án: 100% đúng chất lượng và tiến độ, chi phí .Và đem lại hiệu quả cao nhất

2.7 Thực hiện các công tác khác do quản lý trực tiếp phân công

• Tham gia xây dựng các hệ thống quản lý, phối hợp với các phòng ban, bộ phận khác tạo ra một bộ máy quản lý chặt chẽ và hiệu quả: Sổ tay thi công, Các Quy trình thi công, lắp đặt, Các Quy trình vận hành, Các quy trình phục vụ công tác quản lý dự án, Các Tiêu chuẩn kỹ thuật, ... , Mô tả công việc, Năng lực cốt lõi, Chương trình hội nhập nhân viên mới, Chương trình đào tạo, ...
• Tham gia thực hiện công tác bóc tách khối lượng đấu thầu khi có yêu cầu từ BOD: Được Trưởng phòng Tender & BGĐ phê duyệt
• Tham mưu cho BGĐ về công tổ chức triển khai thực hiện dự án: Được BGĐ phê duyệt và triển khai hiệu quả
• Báo cáo tình hình thực hiện dự án gởi BOD: Đúng form, đầy đủ, chính xác 100% và đúng hạn định
• Đề xuất mức lương cho các trường hợp lao động thời vụ, thử việc: Bảng đề xuất mức lương
• Quan tâm & Động viên nhân viên: Kịp thời và đúng chính sách, quy chế Tiền lương Công ty đã ban hành
• Đại diện và xây dựng hình ảnh của Công Ty đối với Khách Hàng

2.8 Quản lý đội ngũ

• Hoạch định nguồn nhân lực: Bảng kế hoạch nhân lực cho năm kế hoạch được BGĐ phê duyệt trước năm kế hoạch 20 ngày
• Xây dựng cơ cấu tổ chức: Bảng cơ cấu tổ chức cho năm kế hoạch được BGĐ phê duyệt trước năm kế hoạch 20 ngày
• Phối hợp P. Nhân sự giới thiệu & tham gia tuyển chọn nhân viên: Đủ nhân lực 100% cho việc khai dự án
• Tổ chức hội nhập cho nhân viên mới: 100% nhân viên mới có chương trình hội nhập và tham gia hội nhập Công ty
• Đào tạo nhân viên: Mỗi tuần ít nhất 1 lần đào tạo nhân viên với thời lượng trên 1 giờ/lần. Có kiểm tra và đánh giá khi kết thúc đào tạo
• Mỗi tuần ít nhất 1 lần đào tạo nhân viên với thời lượng trên 1 giờ/lần. Có kiểm tra và đánh giá khi kết thúc đào tạo
• Tạo động lực làm việc cho nhân viên: 100% nhân viên hài lòng về công việc (phiếu khảo sát, phỏng vấn)
• Xử lý mâu thuẫn giữa các nhận viên: 100% mâu thuẫn được hòa giải
• Giải quyết khiếu nại của nhân viên: 100% khiếu nại được giải quyết không quá 24 giờ kể từ khi nhận được khiếu nại
• Truyền thông chính sách LĐ cho nhân viên: 100% nhân viên hiểu đầy đủ, thấu đáo chính sách Công ty
• Giao KPIs và đánh giá KPIs cho nhân viên trực tiếp quản lý: 100% nhân viên được giao và đánh giá KPIs
• Duy trì và gìn giữ nhân viên giỏi: Tỷ lệ thôi việc < 10% trong tổng nhân viên P. Dự án
• Duy trì và gìn giữ văn hóa Doanh nghiệp: 100% nhân viên thực hiện 7 giá trị cốt lõi của Công ty 

3. Thẩm quyền/Quyền hạn:

3.1 Đề xuất

• Đề xuất mức phụ cấp, khen thưởng, kỷ luật cho nhân viên dưới quyền. 
• Đề xuất quỹ hàng tháng. 
• Đề xuất mức lương cho các trường hợp lao động thời vụ, thử việc 
• Đề xuất chính sách đãi ngộ cho nhân viên 
• Đề xuất nâng lương niên hạn, đột xuất cho nhân viên 
• Duy trì và gìn giữ nhân viên giỏi 
• Đề xuất các hình thức kỷ luật nhân viên

3.2. Ra quyết định

• Phân bổ nhân lực và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thi công (Site Organization) phù hợp với yêu cầu công việc tại công trường. 
• Phê duyệt lựa chọn nhà thầu phụ và/hoặc đội thi công để thực hiện một phần hoặc một số hạng mục của dự án 
• Từ chối tiếp nhận (với lý do hợp lý) các nguồn lực do Công ty hoặc Nhà thầu phụ điều động cho dự án 
• Quyết định giá cả các dịch vụ thuê ngoài như giá thuê thiết bị văn phòng, in ấn bản vẽ và tài liệu, làm hàng mẫu, thuê xếp dỡ, nâng hạ, vận chuyển, bảo quản, bảo dưỡng, vệ sinh 
• Áp dụng mọi biện pháp cần thiết để xử lý sự cố xảy ra trong công trường để giảm thiểu tổn thất cho Công ty và cho Chủ đầu tư, nhưng ngay sau đó phải báo cáo cho cấp trên. 
• Yêu cầu các cá nhân, đơn vị có liên quan cung cấp đầy đủ thông tin, chứng từ của dự án 
• Đình chỉ thi công đối với các ĐTC, NTP vi phạm qui trình kỹ thuật, chất lượng, an toàn trong thi công

4. Quan hệ công việc:

4.1 Bên trong

• Ban Giám đốc công ty. 
• Phòng Dự án. 
• Phòng Audit. 
• Phòng Nhân sự. 
• Phòng Thu mua. 
• Phòng Tender

4.2 Bên ngoài

• Chủ đầu tư 
• Tư vấn giám sát 
• Nhà thầu phụ/ tổ đội thi công 
• Nhà cung cấp

Học vấn: Đại học/ Cao học

Chuyên môn: Điện, Điện tử, Nhiệt lạnh

Vi tính: Excel, Word , Powerpoint, MS. Project, Autocad, Revit

Anh ngữ: Giao tiếp

Kinh nghiệm: 05 - 10 năm ở vị trí tương đương

Kỹ năng cần có: Kỹ năng giao tiếp , quản lý , giải quyết vấn đề, Lập kế hoạch (SWOT)

Thái độ/tố chất cần có: Trách nhiệm, Công tâm, Tốc độ, Linh hoạt, Năng nỗ, Hỗ trợ & giúp đỡ 

Location: HCM