BẠN TUYỂN DỤNG NHƯ THẾ NÀO?

Đây là công việc đầu tiên tôi bắt đầu làm khi tham gia ngành nhân sự, lúc đó tôi đang làm quản lý sản xuất và vừa được chuyển sang làm nhân sự và phụ trách hoạt động tuyển dụng.

Tôi khá tự tin để bắt đầu công việc vì đã tham gia phỏng vấn rất nhiều khi làm quản lý và điều hành hơn 5 năm. Theo quy trình tuyển dụng của công ty thì sẽ có hai vòng phỏng vấn, vòng 1 do phòng nhân sự thực hiện và vòng 2 là do quản lý chức năng thực hiện. Công việc diễn ra khá tốt ngay lúc đầu khi tôi tìm được ứng viên tốt và quản lý chức năng cũng đồng ý. Ngày đầu tiên tôi có một buổi sáng để giới thiệu về công ty và buổi chiều tôi đưa hai người mới đến gặp trưởng đơn vị, cảm giác thoải mái khi đã hoàn thành tốt công việc thật là dễ chịu. Ngày hôm sau tôi đi làm cũng bình thường như bao ngày khác và khi vào đến phòng làm việc, thật bất ngờ, tôi giật mình vì thấy trên bàn có một bộ đồng phục, thẻ đeo của một nhân viên mới vào ngày hôm qua và mọi người đang xì xào sau lưng tôi về việc này. Tại sao thế nhỉ? Đúng là tôi chưa học qua về phỏng vấn nhưng kinh nghiệm của phỏng vấn của tôi rất tốt và sếp của tôi cũng tin tưởng về năng lực phỏng vấn của tôi. Và bài học thực tế của tôi ngày hôm đó chính là: tính hiệu quả của hoạt động tuyển dụng chính là tìm thấy người làm việc hiệu quả và gắn bó lâu dài với công ty chứ không phải tìm thấy người giỏi nhất hay người mà mình thích nhất.

Câu hỏi làm tôi trăn trở nhất là tại sao họ đang rất quyết tâm, rất nhiệt tình, là người có khả năng mà họ lại rời khỏi công ty nhanh. Để làm rõ việc này tôi quyết định gặp người trưởng đơn vị, anh là một người hơn 10 năm kinh nghiệm trong công ty bao gồm cả thời gian anh làm cho công ty nhà nước (Công ty của tôi là một công ty liên doanh giữa một tập đoàn của nhà nước và một tập đoàn nước ngoài có hơn 100 năm kinh nghiệm) anh là người khá nghiêm khắc, kỹ tính, đặc biệt là với những người anh tiếp xúc lần đầu nhưng anh rất tốt và luôn muốn giúp đỡ người khác phát triển. Buổi trao đổi với anh về trường hợp nhân viên nghỉ sau một ngày làm việc khá căng thẳng vì anh mở đầu với thái độ nhắc nhở tôi về kỹ năng phỏng vấn kém. Tôi khá ngạc nhiên khi chính anh cũng đồng thuận tuyển dụng nhân viên này và bây giờ thì đổ lỗi hoàn toàn cho tôi. Cố gắng giữ bình tình và tôi bắt đầu tìm hiểu vấn đề:

Tôi: Anh Khanh thấy ứng viên vừa tuyển dụng như thế nào?

Anh: Về năng lực thì rất tốt nhưng không phù hợp với văn hóa ở đây.

Trời ơi, theo kinh nghiệm của tôi khi đọc sách thì phải luôn tuyển người tốt nhất vào công ty thì công ty mới thành công và phát triển được chứ. Tập đoàn của chúng tôi đang giữ vị trí dẫn đầu trên thị trường mà vậy thì phải tuyển người tốt nhất chứ. Bắt đầu lại thấy nóng trong người trở lại, 

Tôi: Nhưng nếu đó là ứng viên tốt thì anh phải tìm cách giữ họ lại và làm cho họ hòa nhập được vào văn hóa của mình chứ?

Anh: Việc giúp họ hòa nhập là việc của phòng nhân sự và anh đang rất bực mình khi rất nhiều thông tin mà người mới cần biết thì họ không biết và anh thì lại đang phải hướng dẫn lại cho họ.

Ngạc nhiên nữa là phần trình bày với người mới của tôi đã được công ty chuẩn hóa rồi mà tại sao anh lại thiếu các thông tin cơ bản này, tôi đã hỏi chi tiết các điểm mà người mới không biết để tìm xem làm cách nào để tôi khắc phục và tôi phát hiện ra tất cả các điều này tôi đều đã giảng cho người mới nhưng các bạn biết đấy, ngày đầu tiên vào công ty có biết bao điều mới và chỉ có buổi sáng tôi đã cố đưa thật nhiều thông tin đến họ và thế là họ không thể nhớ hết được. Trước mặt quản lý mới họ buộc phải nói là chưa được học để giữ hình ảnh tốt của họ hoặc là thật ra họ cũng không nhớ là có được học hay chưa.

Lại một bài học mới: quy trình hội nhập kém sẽ làm tiêu tan mọi cố gắng hoạt động tuyển dụng, gây lãng phí cho công ty, ảnh hưởng đến hình ảnh công ty và gây ra mâu thuẫn nội bộ.

Vậy là công việc đầu tiên tôi được học bài bản và làm chuyên nghiệp đầu tiên chính là hoàn thiện quy trình hội nhập sao cho giúp nhân viên nắm bắt nhanh nhất công việc, văn hóa, con người tại nơi làm việc mới để giúp họ tạo ra kết quả công việc sớm. Chính việc giúp người mới hội nhập nhanh và tạo ra kết quả sớm là nguồn động viên rất lớn cho tất cả mọi nhân viên mới, điều quan trọng hơn là họ cảm thấy được sự quan tâm của phòng nhân sự và đó là tiền đề cho tất cả các hoạt động nhân sự sau này.

Rút kinh nghiệm từ sự cố đầu tiên, kể từ đó trở về sau tôi luôn có một danh sách ghi lại các nội dung chính đã chia sẻ với người mới và yêu cầu người mới ký xác nhận, danh sách này sẽ được chuyển đến trưởng đơn vị chức năng và ở mặt sau lại là một danh sách khác dành cho trưởng đơn vị. Sau khi cả hai danh sách này được hoàn thành thì sẽ được chuyển về cho tôi để lưu vào hồ sơ cá nhân của người mới.

Tất nhiên để làm một quy trình hội nhập hiệu quả tôi không thể chia sẻ hết trong bài viết nhỏ này nên chắc chắn trong một dịp thuận tiện nào đó mà bạn muốn thực hành làm một qui trình hội nhập chuyên nghiệp thì tôi sẽ thu xếp thời gian để hướng dẫn thêm cho các bạn.

Quay về văn phòng của mình, người tôi cứ lâng lâng khi phát hiện ra nhiều điều thú vị của công tác nhân sự và lại yêu thêm công việc mình làm một chút.

Hai tuần sau, qui trình hội nhập mới được hình thành với checklist đầy đủ cho phòng nhân sự và trưởng đơn vị. Các quản lý rất vui vì mọi việc trở nên rõ ràng hơn về trách nhiệm.

Câu trả lời của anh Khánh về lý do nghỉ việc của người mới: “Không phù hợp với văn hóa” vẫn làm tôi trăn trở rất nhiều. Ai sẽ đánh giá việc phù hợp văn hóa của ứng viên. Đầu tiên tôi nghĩ chính trưởng đơn vị sẽ là người phải quyết định việc này vì họ chính là người hiểu rõ nhất môi trường làm việc của họ. Nghĩ là làm, tôi mời anh Khánh cà phê vào một sáng chủ nhật để hỏi cho rõ việc này.

Từ trước đến giờ tôi không bao giờ làm việc ngày chủ nhật mà thường dành ngày này để theo học các kỹ năng mềm cũng như tham gia các CLB tiếng Anh. Tuy nhiên, niềm hào hứng được khám phá đã giúp tôi quyết định dành ngày chủ nhật của mình để khám phá thêm về ngành nhân sự.

Sau sự cố đầu tiên, tôi và anh Khánh trở nên thân thiết và anh mở đầu câu chuyện như là đã đọc được suy nghĩ của tôi ngay từ đầu.

Anh: Việc đánh giá có phù hợp với văn hóa làm việc của công ty hay không chính là nhiệm vụ của phòng nhân sự. Nhân sự cần phải là người hiểu nhất về văn hóa công ty cũng như được rèn luyện các kỹ năng cần thiết để đánh giá mức độ phù hợp với văn hóa công ty.

Tôi: Nhưng chính anh là người làm việc thường xuyên tại đơn vị mình, anh là trưởng đơn vị thì anh phải hiểu rõ nhất văn hóa của phòng anh chứ.

Anh: Đúng là anh sẽ hiểu văn hóa phòng của anh và tạo ra phong cách văn hóa đơn vị của anh dựa trên ảnh hưởng cá nhân của người lãnh đạo nhưng cách hiểu của anh không khách quan và không có những kỹ năng cần thiết để đánh giá mức độ phù hợp văn hóa. Đúng ra em cần thảo luận trước với anh người như thế nào thì phù hợp với văn hóa của phòng anh thì sẽ hiệu quả hơn trong quá trình phỏng vấn.

Lại một bài học mới: Thảo luận trước với trưởng đơn vị về đặc điểm của những ứng viên sẽ phù hợp với môi trường làm việc mới sẽ là như thế nào sẽ tạo ra hiệu quả rất cao trong quá trình tuyển dụng.

Buổi cà phê của tôi tiếp tục thu được nhiều bài học bổ ích khác nhưng tôi dừng ở đây để mang thêm một vị khách mời nữa tham gia buổi cà phê này, đó chính là tôi của 10 năm sau, khi đã có nhiều kinh nghiệm về việc tái cấu trúc, sáp nhập và xây dựng văn hóa công ty thì bài học mà tôi vừa học hình như không còn đúng nữa. Nếu mình tuyển những người phù hợp với văn hóa làm việc tại đơn vị và văn hóa đó đang không tạo ra hiệu quả thì liệu có hợp lý hay không? Đó chính là lý do tại sao trong công ty của chúng tôi, phòng nhân sự phải chịu trách nhiệm đánh giá mức độ phù hợp văn hóa doanh nghiệp đối với ứng viên chứ không phải là trưởng đơn vị. Vì đôi khi tôi cần phải tuyển những người có văn hóa phù hợp với định hướng của công ty nhưng khác với văn hóa hiện tại của đơn vị để xây dựng 1 văn hóa thể hiện định hướng hiệu quả tốt hơn văn hóa hiện tại.

Và tất nhiên người mới này sẽ được trưởng đơn vị đánh giá “không phù hợp với văn hóa” nhưng trách nhiệm của phòng nhân sự phải bảo vệ được người mới này và giúp lan truyền văn hóa mới đến toàn đơn vị. Đây sẽ là một câu chuyện khác về việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp và chúng ta sẽ phải cần nhiều thời gian hơn để trao đổi.

Tôi tóm tắt các điểm cần tập trung khi bạn bắt đầu công tác tuyển dụng:

•    Xem lại quy trình hội nhập và điều chỉnh để giúp nhân viên hội nhập nhanh.

•    Tìm hiểu xem người như thế nào sẽ gắn bó lâu dài với công ty.

•    Trao đổi với trưởng đơn vị xem người như thế nào sẽ phù hợp với văn hóa đơn vị.

•    Tìm hiểu định hướng văn hóa của công ty để giải quyết trước các xung đột nếu có sự khác biệt giữa văn hóa của đơn vị và văn hóa công ty.

Nào, mời bạn bắt đầu áp dụng thử những chia sẻ trong bài viết này vào công việc và gửi các cảm nhận thực tế của bạn khi áp dụng về cho website của chúng tôi để chúng tôi có thể chia sẻ kinh nghiệm của bạn đến nhiều người làm nhân sự khác nữa.

Chuyên gia nhân sự 

Nguyễn Anh Vũ